確定申告準備

確定申告前のレシートのまとめ方｜未入力・入力済みを分ける作業表

封筒に入れたままのレシート、メールに届いた領収書、途中まで入力した経費一覧。確定申告の準備を始めたいのに、何から手をつければよいか分からない。

まず対象年のレシートと電子の領収書を集め、すでに帳簿へ入れた買い物と未入力の分を分けます。入力済みは資料と照合し、未入力は用途を確かめて記録、分からないものは要確認へ。下の記入例と作業表を使えば、自分の資料ごとに次の作業を書き出せます。量が多ければ、1か月分ずつ進めましょう。

Recolly編集・確認方針 · 内容確認：2026.10.02
記事内の金額・利用割合は説明のための例です。

ためてしまったレシートから、まだ記録していない経費を片づける記事です。日々の管理方法を決めたい場合は、レシート管理の基本へ。個人事業主のレシート管理方法｜集める・記録する・保管する →

対象年の資料を集め、まだ入力していない分から始める

紙のレシート、メールのPDF、購入サイトの領収書を集めます。別の年の資料は分け、対象年の買い物だけを手元にそろえましょう。

次に、使っている帳簿や会計ソフトで日付・店名・金額を探し、買った内容も見比べます。同じ日・同じ店・同じ金額でも、別の買い物なら別の取引です。同じ買い物があれば新しく入力せず、記録と資料を照合。見つからないものから入力します。

日付が読めない、用途が思い出せない、といったものだけ脇に置けば、分かる買い物の処理を進められます。枚数を数えたり、すべてを細かく分類したりしてから始める必要はありません。

資料が見つかったら、次にすること
記録の状態	すること
帳簿や会計ソフトに入力済み	内容を見比べ、新しく登録しない
まだ入力していない	使っている帳簿や一覧へ記録
日付や用途が分からない	残った疑問だけメモし、分かるものを先に進める

漏れ・重複を点検する具体例 →

未入力・入力済み・要確認を、3つの例で分ける

以下は2026年の資料を整理する説明用の架空例です。「入力済み」は、申告に使う帳簿や会計ソフトにあるかどうかで判断します。経費管理アプリや別の表だけにある取引は、その記録を活かしながら帳簿への反映が必要かを確かめてください。

まず日付・店名・金額・内容で既存記録を探し、次に仕事の用途を確かめます。私用の支出は経費に含めません。仕事と私用が混ざるものは、事業分を明らかに分けられるまで要確認へ回します。

説明用の架空例：資料を見たときの判断と、次にする作業
資料・用途	既存記録との照合	状態・次にすること
A文具店／2026-09-03／1,100円。仕事専用の封筒を購入。紙は9月の封筒内、資料番号R-0903-01。	帳簿・経費一覧のどちらにも同じ取引なし。	未入力：日付・店名・内容・金額を記録。入力後に記録番号と用途を作業表へ追記し、入力済みに変える。
B書店／2026-09-05／2,200円。仕事の参考書。電子領収書は2026年9月フォルダ内、資料番号E-0905-01。	会計ソフトの伝票BK-091と日付・店名・金額・書名が一致。カード明細にも同じ購入あり。	入力済み：新しく登録しない。作業表にBK-091と資料の場所を残す。明細を見つけても同じ購入の経費を増やさない。
C店／2026-09-08／3,300円。何を買ったか・仕事の用途が不明。紙は9月の封筒内、資料番号R-0908-01。	経費一覧にはあるが、内容と用途を説明できない。	要確認：購入履歴や予定表から品目・用途を調べる。入力済みでも保留にし、申告用の経費額を確定させない。

用途を思い出せないときに探す資料 →

根拠・確認先：国税庁｜No.2210 必要経費の知識

この作業表に、自分の資料と次の作業を書き込む

表を手元の表計算へコピーするか、同じ項目を紙に書き、1取引ごとに使ってください。帳簿に入力済みのものまで書き直す必要はありません。照合が必要な資料や未入力・要確認の取引から使えば、残った作業を追えます。

「資料番号」は自分で決める整理用の目印です。紙は封筒や保管場所を、電子はファイル名と保存先を併記します。確認が終わったら状態と次の作業を更新し、同じ疑問を翌日も調べ直さずに済むようにします。

1取引分の作業表（コピー・手書き用）。空欄を自分の資料で埋める
項目	記入欄
対象年・取引日・店名・資料の金額	対象年：＿＿　取引日：＿＿　店名：＿＿　金額：＿＿円
元資料の目印と保管場所	資料番号：＿＿　紙の保管場所／電子ファイル名・保存先：＿＿
入力先と既存記録	帳簿／会計ソフト／経費一覧の名前：＿＿　伝票番号／記録ID：＿＿（未入力なら空欄）
事業分と用途	事業用／私用／要確認：＿＿　事業分の金額：＿＿円　用途・根拠：＿＿
現在の状態	未入力／入力済み／要確認：＿＿（入力先により異なる場合はそれぞれ記入）
次にする作業と確認する資料	すること：＿＿　見比べる記録・調べる資料：＿＿　確認日：＿＿
帳簿への反映・出力後の照合	反映先・伝票番号：＿＿　出力ファイル名／記録ID：＿＿　用途メモの保管先：＿＿

根拠・確認先：国税庁｜個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存

紙だけでなく、メールとカード明細も見る

紙のレシートだけでなく、メールの添付、購入サイトの領収書、定期契約の請求も確認します。支払明細を手がかりに、事業の支出に対応する資料があるか探します。

カードで買ったときと、口座から代金が引き落とされたときの記録は分けて考えます。同じ購入を、レシートとカード明細の両方から経費にしないようにしましょう。資料が複数あれば、日付・店名・金額で同じ買い物だと分かるようにまとめます。

電子で受け取った取引情報は、受け取ったデータの保存も必要です。印刷した紙を集めるだけで済ませず、電子の保存方法を確かめてください。

紙と電子データの保存条件を確認する →

根拠・確認先：国税庁｜個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存 / 国税庁｜電子帳簿保存法Q&A 電子取引関係（2026年7月・PDF）

私物・按分・高額な買い物は、まとめて調べる

私物が混ざったレシート、仕事と私用で共用する通信費、高額な機材。それぞれ調べることが違います。同じ疑問のある支払いをまとめておけば、1件ずつ調べ直す手間を減らせます。

その間に、事業用と分かる通常の支出を先に整理できます。確認リストには、何が分からないかを書きます。「PC」だけでなく「12万円PC・事業専用・処理方法の確認」とすれば、参照する記事や資料が明確になります。

私物混在：事業品目の金額と値引きを確認。
家事按分：元の支払額・割合・根拠を確認。
高額購入：取得価額・取得日・使用開始日・処理方法を確認。
年払い：支払額だけでなく対象期間を確認。

記録先をそろえて、申告書を作る準備へ進む

会計ソフトへ直接入力した人は、その記録を使います。別の表計算や経費管理アプリにまとめた人は、申告に使う帳簿や会計ソフトへ必要な情報を移しましょう。同じ取引がすでに入っていれば、重ねて登録しません。

表計算やアプリからは、CSVという形式のファイルで一覧を取り出せる場合があります。取り込み先の会計ソフトの案内を開き、使える形式と日付・金額・科目の列を合わせます。少ない件数で試し、正しく取り込めたことを確かめてから残りを進めましょう。

未入力分を記録し、重複や保留項目を解消したら、資料の金額と帳簿へ反映した金額を見比べます。私用を除いた差額や按分の理由もたどれる状態にしましょう。確定申告には、このほかに売上や控除などの情報も使います。帳簿を基に申告書の作成へ進みます。

RecollyのCSVを使うなら、8列と用途メモを見比べる

Recollyを使う場合は、経費一覧で対象の年または月と科目を選び、CSVを取り出せます。CSVは表計算などで開ける一覧ファイルです。下の表は、A文具店の1,100円を記録した場合の、現在の出力列に沿った架空例です。実際のダウンロード結果や利用者の成果ではありません。

この例は仕事専用の封筒を現金で買い、金額1,100円・科目「消耗品費」・税区分「消費税10%」で登録したと仮定しています。科目は支出の分類名です。科目や税区分は例をそのまま写さず、自分の取引と資料に合わせます。

用途を引き継ぐ：詳細画面の「個人メモ」はCSVに含まれません。この例なら「sample-001／R-0903-01／仕事用封筒／紙は9月の封筒内」を作業表へ残し、CSVと一緒に見直せる場所に保管します。
出力対象を確かめる：年・月の範囲と選択科目を確認します。画面のキーワード検索で絞った内容だけが出力されるとは限りません。出力後の行を開き、必要な取引があるか見比べてください。
別途の確認を残す：固定資産扱いの記録は経費CSVの対象外です。固定資産の記録や減価償却の処理を別に確認し、CSVだけで年間の記録がすべてそろうと考えないようにします。
要確認を混ぜない：用途不明の記録がCSVに含まれていたら、出力ファイルの原本を残し、申告用の集計や取り込みに使う作業用コピーでは確認済み分と分けます。未解決のまま経費額を確定させません。

現在のCSV列と記入例（説明用の架空データ）
CSV列	例の値	作業表と見比べるところ
id	sample-001	経費の記録ID。入力後、作業表の記録ID欄へ控える。
date	2026-09-03	元資料の取引日。
shop_name	A文具店	元資料の店名。
category	消耗品費	帳簿・取り込み先で使う科目と合うか。
amount	1100	登録した金額。元資料と差がある場合は、事業分や修正の理由も見比べる。
tax_category	消費税10%	登録した税区分。取り込み先の表記や処理とは別に確認。
payment_method	現金	元資料・支払明細に合う支払方法。
image_url	空欄（画像を登録していない例）	値がある場合も画像への参照であり、CSVに画像ファイルが入るわけではない。

翌年も同じ山を作らないために

今回、資料を探すのに時間がかかった場所を思い出してみましょう。紙の置き場、電子の領収書の保存先、帳簿を見直す日。この3つを決めておくと、翌月からの整理が楽になります。

月末には登録漏れと未解決リストを見ます。完璧な整理を1年に1回するより、資料を失わず、未処理の範囲が分かる状態を保つことを目指します。

よくある質問

古いレシートもまとめて取り込めばよいですか？

対象年と登録済みかどうかを先に確認してください。送信日で一括して扱わず、取引日と適用する会計処理に応じて整理します。

領収書がないものは、どうしますか？

メールや購入先のサイトを確認し、残っている資料を集めます。取引内容と不足点を記録し、必要な証憑や処理を確認してください。金額を推測して埋めないようにします。

RecollyのCSVだけで、用途や資料も引き継げますか？

CSVには日付・店名・金額などの8列が出力されますが、個人メモは含まれず、固定資産扱いの記録も対象外です。用途・元資料の場所・記録IDを作業表に残し、固定資産は別に確認します。会計ソフトへ渡すときは少ない件数で形式と重複を確かめてください。CSVを出すだけで申告書の作成・提出まで済むわけではありません。