日々の経費管理
経費管理をエクセルで始める｜無料テンプレート・作り方・記入例
経費をエクセルに書き始めても、金額だけの一覧では、あとから「何に使ったか」「どの領収書か」を探し直すことになります。
日付・支払先・内容・科目・金額に、用途と元資料の場所を加えましょう。このページの無料テンプレートには、空欄の管理表、月と科目の集計、架空の完成記入例が入っています。まず自分の支出を1件記入し、元資料との照合まで進められます。
無料テンプレートを取得して、空欄の管理表から始める
下のリンクから、Excel形式のファイル（.xlsx）を無料で取得できます。登録は不要で、マクロもありません。「管理表」は自分の記録用、「集計」は月・科目別の確認用、「記入例」は入力を練習するための架空データです。
ファイルを開いたら名前を付けて保存し、「管理表」の7行目から入力します。黄色の欄が入力用、I列の事業分は自動計算です。記入例の数字を自分の経費へ混ぜず、元のファイルは空欄のひな形として残すと、翌年も使えます。
根拠・確認先：国税庁｜個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存
自分で作るなら、金額と用途と資料の所在を分ける
新しい表を作る場合も、1行を1件の取引にし、下の列を用意します。計上日は、その費用を記録する日です。支払日だけで決めず、採用している会計処理に合わせて入力してください。
金額欄は数値だけ、割合欄は「70％」などの数値として入力します。日付は日付型にし、表の途中へ合計行を挟まないようにすると、月と科目で集計しやすくなります。税込・税抜を混ぜず、自分の経理方式でそろえましょう。
- 仕事専用なら、事業割合は100％、根拠欄は「仕事専用」。
- 私用共用なら、按分前の支出額をG列へ。割合の根拠をN列へ残す。
- 赤い「要確認」の表示は、後の「確認待ち」の節に沿って解消する。
| 列 | 項目 | 書くこと |
|---|---|---|
| A〜D | 管理番号・計上日・支払先・内容 | 元資料と結び付ける番号、日付、相手、買ったもの |
| E〜F | 科目・用途と選択理由 | 科目候補を選んだ理由と、何の仕事に使うか |
| G〜H | 支出額・事業割合 | 按分前の金額と、根拠をもって分けた仕事の割合 |
| I | 事業分 | 入力値から円単位で四捨五入して計算。税務上の経費額を自動認定する欄ではない |
| J〜K | 確認状態・追加確認 | 確認済／要確認と、残った作業 |
| L〜N | 資料の所在・支払方法・割合の根拠 | 紙の封筒や保存ファイル、現金・カードなど、割合を決めた理由 |
完成記入例を、自分の3件へ置き換える
テンプレートの「記入例」には、2026年9月の以下の3件と、用途確認待ちの1件が入っています。税込経理の架空例です。自分の用途・金額・割合を決める前提として流用せず、書き方を参考にしてください。
回線料は10,000円をG列、70％をH列へ入れると、I列は7,000円になります。7,000円をG列へ入れてさらに70％を掛けると二重按分です。割合は仕事の利用記録などから判断し、この例の70％をそのまま使わないでください。
B店の2,200円は、資料があっても品名と用途が不明なので確認待ちです。解消する手順は、後の「確認待ち」の節で説明します。
| 管理番号・支出 | 金額・割合・事業分 | 用途・資料の所在 |
|---|---|---|
| E001／9/18 A文具店・コピー用紙／消耗品費 | 1,100円×100％＝1,100円 | 顧客への提案資料用。紙：2026年9月封筒／E001 |
| E002／9/20 デザインツール・9月利用料／通信費 | 3,000円×100％＝3,000円 | 顧客向け販促物の制作。同様の利用料と分類を統一。電子：2026/09/E002.pdf |
| E003／9/25 サンプル通信・9月回線料／通信費 | 10,000円×70％＝7,000円 | 顧客との連絡。利用記録から仕事70％と区分できる仮定。電子：2026/09/E003.pdf |
| E004／9/27 B店・品名不明 | 支出額2,200円／事業分は要確認 | 注文履歴から品名・用途を調べる。紙：2026年9月封筒／E004 |
月と科目で集計し、確認待ちを残す
「集計」のB4で年、B5で月を選びます。管理表と記入例は別々に集計され、2026年9月の記入例は消耗品費1,100円、通信費10,000円、合計11,100円です。用途不明の2,200円は合計に入らず、確認待ちは1件になります。
集計は、計上日が月初以上・翌月初未満の行をSUMIFSで足します。自分で作る表でも、日付と金額の行範囲をそろえましょう。配布版の例では、9月30日を含み、10月1日は9月の集計から外します。
科目名は表記をそろえてください。「通信費」と「通信」は別の分類です。集計の一覧にない科目を入力したときは「一覧にない科目の額」に出るので、表記を直すか科目別集計を追加します。「全科目の合計」には、その額も含まれます。
「要確認の件数」は、日付が未記入の行も見落とさないよう、入力表の全期間を数えます。要確認の行は確定合計から除外します。この合計は、年払いの期間配分・固定資産の償却・消費税を自動判断した申告用の経費額ではありません。
割合や資料が未確定の行は、確認待ちのまま残す
支払額が分かっていても、仕事の割合や取引内容まで確かめられたとは限りません。分かっている事実だけを入力し、J列の確認状態は「要確認」にします。割合が分からなければH列は空欄にし、仮の100％を入れて確認済みにしないでください。
K列には「9月の通話明細から仕事の用途を確認／10月8日に見直す」など、残った作業と次に調べる日を書きます。L列には今ある資料の場所、N列には割合の根拠か未確定の理由を残します。元資料がなければ、回収メモを使い、受け取っていないPDFの場所を作って埋めないようにします。
配布版では、確認状態が「確認済」以外の行や、割合・資料の所在・用途などが不足する行はI列に「要確認」と出て、確定合計には入りません。品名・用途を調べ、仕事の支出だと確認できたら、科目・用途・割合の根拠など必要な欄を埋め、J列を「確認済」に変えます。I列の金額と元資料が合うか見て、同じ取引を新しい行へ重ねて足さずに元の行を更新してください。
Googleスプレッドシートで使うときは、読み込み後に例を照合する
Googleスプレッドシートへは、取得したxlsxを読み込んで使う方法があります。読み込んだら「記入例」の回線料が10,000円×70％＝7,000円、「集計」の2026年9月が11,100円、確認待ちが1件になるかを先に見てください。日付が文字列に変わっていないか、割合が70ではなく70％になっているかも確かめます。
この配布版は、Googleスプレッドシートへ読み込み、対象月の変更、事業割合の変更、記入例と数式のコピーによる再計算を確認しています。Microsoft Excel本体での動作は未確認です。読み込み後に例と結果が違う場合は、日付型・割合・数式の範囲を見直し、結果が一致するまで自分の集計に使わないでください。
月末は元資料と見比べ、CSVの不足を補う
レシートやPDFを上から見て、日付・支払先・金額が同じ取引を管理表から探します。資料はあるのに行がなければ未入力、同じ資料に2行あれば重複の可能性があります。合計だけでは分からないので、管理番号と資料の所在も一緒に照合しましょう。
カードの購入明細と翌月の引き落としを、2件の経費として足さないようにします。返金、用途不明、年払い、固定資産などは追加確認欄に作業を残し、採用する処理が決まってから帳簿へ移します。
RecollyのCSVには個人メモが含まれず、固定資産扱いの記録も出力されません。用途や選択理由は、経費詳細を見て表へ補います。CSVと管理表は列の並びが違うため、そのまま貼り付けず、必要な項目を移してください。配布テンプレートにCSVを自動取り込みする機能はありません。
画面からのCSV出力には年・月の期間と科目が反映されますが、一覧のキーワード検索条件は渡されません。日付・科目・件数を少件数で見比べ、出力範囲を確かめてください。出力される8列の順序は次のとおりです。
| 出力順 | 列名 |
|---|---|
| 1 | id |
| 2 | date |
| 3 | shop_name |
| 4 | category |
| 5 | amount |
| 6 | tax_category |
| 7 | payment_method |
| 8 | image_url |
よくある質問
テンプレートの無料提供とRecollyの料金は同じですか？
このページのxlsxは、登録なしで無料ダウンロードできます。Recollyのサービス料金・利用条件とは別です。製品を使う場合は、利用案内で現在の条件を確認してください。
この表だけで確定申告できますか？
日々の経費を記録・確認する補助表です。売上・資産・負債などを含む必要な帳簿や仕訳、元資料の保存、経費にする時期の判断は別に必要です。申告方法に合わせた帳簿と照合してください。
行を増やしたら、自動で集計されますか？
配布版は500件までの範囲で計算します。501件目以降は、事業分の数式、入力条件、月・科目の集計範囲を一緒に広げ、追加した行が集計されるか確かめてください。表の途中に合計行を入れて明細と重ねて足さないようにします。
表計算とアプリは、どの手間を比べればよいですか？
同じ数件で、転記・科目の修正・用途メモ・元資料との照合にかかる手間を比べてください。表計算は列や数式を自分で調整でき、Recollyは取り込み後の科目修正や個人メモを使えます。どちらも割合や経費の判断、資料の保管は必要です。
参照した一次情報
- 国税庁｜個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存記帳内容と帳簿・書類の保存期間
- 国税庁｜No.2210 必要経費の知識必要経費・家事関連費・生計を一にする親族への支払（2026年4月1日現在）
- 国税庁｜所得税基本通達45-1・45-2 家事関連費利用状況等による判断、業務上必要な部分の区分
制度は内容確認日時点の情報です。適用する年・契約・申告条件によって扱いが異なります。具体例は説明用の架空例です。